Sok vállalkozó töri azon a fejét, miként tudná a lehető legtöbb pénzt kisajtolni a cégéből. A kulcsszó a tervezés és a hatékonyság. A legtöbben a főtevékenységüket pontosan így végzik, no de mi a helyzet az olyan üzletmenethez szervesen nem kapcsolódó, ám mégis létfontosságú tevékenységekkel, mint például az adminisztráció?
Vállalkozó. Napjainkban, hazánkban ez a kifejezés egyáltalán nem cseng jól. Általában olyan embert értenek alatta, aki ügyeskedik. Áthágja a törvényeket, nem szeret adót fizetni. Amit csak lehet, igyekszik „okosban” megoldani. Az ügyeskedés miatt persze sok pénze van, amivel szeret is hivalkodni. Jellemzően arrogáns, mindenen és mindenkin áttapos.
A magyar vállalkozók oroszlánrésze azonban nem ilyen. Keményen és sokat dolgozik azért, amije van. Igyekszik betartani a jogszabályokat, de ha kényszerből be is csúsznak kisebb stiklik, a legtöbb vállalkozó nem boldog ettől. Muszáj ügyeskedni – mondják, különben a magas adók és a túl sok adminisztráció megfojtaná a céget.
Mindenki szeretne nyugodtan aludni és azzal foglalkozni, amihez ért: a saját vállalkozásához. De vajon van-e kiút a féllegális világból? Számtalan névtelen felmérés bizonyította már, a magyar vállalkozó, ha elég pénzt keresne, bizony maximálisan betartaná az előírásokat és befizetné az adókat. A legtöbbjük a lehető legjobb tudása szerint viszi a boltot, így általában nincs ötlete arra, vajon hogyan is juthatna több bevételhez?
A megoldás a hatékonyság. Könnyű azt mondani! – vágják rá erre a legtöbben. Pedig ha egyszer rászánjuk az időt és áttekintjük, hogyan is működik a vállalkozásunk, akkor rájöhetünk, hol gurulnak el indokolatlanul a nehezen megszerzett forintok. A lukakat elsősorban ne a főtevékenységnél keressük, hiszen ha a vállalkozó megél abból, amit csinál, akkor valószínűleg jól végzi a dolgát.
Koncentráljunk elsősorban a fő tevékenységhez nem kötődő, ám a cég szempontjából mégis fontos tevékenységekre és az azzal kapcsolatos kiadásokra. Ilyen lehet például a bankolás vagy az adminisztráció. Tegyük a kezünket a szívünkre: mikor néztük meg utoljára, mennyiért is végzi feladatát a számlavezető bankunk? Kiszámoltuk valaha, hogy számlák kiállítása, kezelése, a könyvelés, a kintlévőségek kezelése mennyi pénzt emészt fel? Ugye, hogy nem.
Pedig a folyamatok áttekintésével és tervezéssel rengeteg időt és pénzt takaríthatunk meg. Vegyük például az adminisztrációt. A legtöbb vállalkozó minden bizonnyal kézi számlatömböt használ. Azt ki kell tölteni, rendszerezni kell, levinni a könyvelőhöz, aztán nyomon követni, hogy megkaptuk-e az ellenértékét. Közben elronthatjuk, elveszthetjük a számláinkat. Azok továbbítására csak személyesen vagy postán van mód. A kiállított számlákat aztán évekig őrizhetjük.
Ezeknek a folyamatoknak mind-mind költsége van. Minél nagyobb egy cég, minél jobban megy az üzlet, annál több számlát kell kiállítania, annál nagyobbak ezek a költségek. Nem nehéz belátni, ha ennek a pénznek legalább egy részét meg tudjuk spórolni, azzal bizony sokat nyerhetünk. A kérdés már csak az, hogy hogyan?
Az adminisztráció csökkentésére kézenfekvő megoldás lehet a különböző számlázó programok használata. Ezek beszerzése egyszerű, hiszen több fejlesztő terméke közül is választhatunk. Nem kell sokat fizetnünk érte, hiszen a szoftverek alaptípusa általában ingyenes. A legjobban akkor járunk, ha valamilyen felhő alapú megoldást választunk.
A felhő alapú számlázásnál a vállalkozásunk egész számlázási rendszere egy külső szerveren található, ebben rejlik az előnye és az olcsósága is. Olcsó, mert nem kell számítógépparkot fenntartanunk, nem kell fizetnünk a számlák tárolásáért. Természetesen arra is van lehetőség, hogy ingyen, e-mailben küldjük a számláinkat partnereinknek vagy a könyvelőnknek.
Az már csak hab a tortán, hogy az online számlázási rendszereknek számtalan kényelmi funkciójuk is van. A legfontosabb ezek közül, hogy bárhonnan és bármikor hozzáférhetünk mi vagy a könyvelőnk is. Nem kell bajlódnunk a kintlévőségeink szemmel tartásával sem, mert ha valaki nem fizet, a program emlékeztetőt küld. És ez csak néhány példa a sok közül.
Próbáld Magyarország legmenőbb számlázási szoftverét, ingyen >>
Nem nehéz belátni, hogy ezzel a módszerrel drasztikusan lecsökkenthetőek az adminisztrációs költségek ugyanakkor rengeteg időt is megspórolhatunk. A hatékonyság növeléséből származó extra bevételekből aztán minden bizonnyal megteremthetjük a nyugodt üzletmenet feltételeit. Nyugodtan alhatunk, és csak azzal kell foglalkoznunk, amihez igazán értünk és amit igazán szeretünk.
A sorozat 1. része: Nem akarod a számláidat állandóan kézzel körmölni? Tudunk egy jó megoldást!
A sorozat 2. része: Így készíts „NAV-álló” számlát!
