Számlázás. Kevés olyan vállalkozó akad a világon, akit ez a szó örömmel tölt el. A számlatömböt megvenni, azt hibátlanul kitölteni, lepecsételni, az ügyfélhez és a könyvelőhöz eljuttatni nem a legkellemesebb elfoglaltság. Főleg, ha jól megy az üzlet és ezt a folyamatot rengetegszer meg kell ismételni. A számítógépek világában pont erre nem találtak ki valamit? Dehogynem. Az elektronikus számla kezeléséhez elég néhány kattintás és máris túl vagyunk az egész procedúrán.
De mi is pontosan az elektronikus számla? Egyszerű. Nem papíralapú számla, hanem olyan, ami elektronikus jelek formájában tárolja a számla adatait. Tehát az e-számla kibocsátható txt vagy pdf fájl, excel táblázat meg még sok egyéb formátumként. Egy nagyon fontos elvárás van vele szemben: biztosítani kell, hogy a számla és annak adattartalma sérthetetlen legyen, azaz utólag senki semmilyen módon ne tudja módosítani. A számla hitelességét és eredetiségét ugyancsak biztosítani kell. A kibocsátójának tehát azonosíthatónak kell lennie és minden kétséget kizáróan meg kell tudni állapítani belőle, hogy az adott számlát valóban az azon szereplő adóalany bocsátotta ki.
Miként lehet ezeknek a követelményeknek megfelelni? Egyrészt digitális aláírással, másrészt időpecséttel kell ellátni az e-számlát. Digitális aláírást minősített szolgáltató adhat ki. Az elektronikus aláírást komolyan titkosítják, feltörni nem lehet és elválaszthatatlan az e-számlától. Minden számlához külön elektronikus aláírást kell kérni. Ha a számlán utólag bárki bármit módosít, akkor az eredeti elektronikus aláírás már nem rendelhető hozzá, azaz a számla elveszti hitelességét. Az időpecsét másra való. Segítségével lehet megállapítani az e-számla kiállításának pontos időpontját. E-számla időpecsét nélkül is készíthető, de ha akár a kiállító cég, akár a számla befogadója archiválni szeretné az elektronikus számlát, akkor azt időpecséttel kell ellátni.
Bonyolultan hangzik? Igen. Csakhogy a gyakorlatban egyszerűbb e-számlát kiállítani, mint azt leírni. A korábbiakban leírt procedúrát ugyanis átvállalják tőlünk az e-számla kibocsátására specializálódott vállalkozások. Egyet kiválasztunk ezek közül és más dolgunk nincs is, csak a megfelelő adatokat néhány kattintással bevinni a megfelelő helyre. Innentől hátradőlhetünk és foglalkozhatunk azzal, amihez igazán értünk, és amihez a leginkább kedvünk van: a vállalkozásunkkal. A számlaszolgáltató innentől egy csomó teendőt, feladatot levesz a vállunkról.
Próbáld ki az online számlázást ingyen >>
Lássunk erre két jó példát. Egyrészt a könyvelőnknek nem kell kinyomtatnunk és eljuttatnunk a számlákat. Lehetőség van ugyanis arra, hogy kizárólag olvasási joggal belepillanthasson a számlázási fiókunkba. Innen megfelelő formátumban át is emelheti a számlákat a saját könyvelőprogramjába. Másrészt: előfordulhat, hogy az e-számla nem mindenhol működik. Mondjuk azért nem, mert az egyik ügyfelünk nem képes a fogadására. Ilyenkor nincs mese, vissza kell térni a papír alapú számlázásra. Ezt egy gombnyomással megtehetjük és jelezhetjük a számlázási szolgáltatónknak, hogy a papír alapú számlát ő nyomtassa ki és adja postára.
Az egyszerűségen, a gyorsaságon túl az e-számlának számos egyéb előnye is van. Vállalkozói szempontból talán az a legfontosabb, hogy olcsó. Nem kell hozzá, se papír, se tintapatron, se nyomtató. Tárolása is kevesebbe kerül és mivel küldése elektronikusan történik, nem kell számolnunk postaköltséggel sem. Mindezeket figyelembe véve darabonként 6 forintból is letudhatjuk a számlakibocsátást. Mindezt úgy, hogy a pénzünkhöz is hamarabb hozzájuthatunk, hiszen már nem kell napokat rászámolni a postai kézbesítésre, az e-számla pillanatok alatt ott van ügyfelünk elektronikus postafiókjában. Sokkal valószínűbb, hogy a hagyományos számlával szemben az e-számla mindenben meg fog felelni a NAV elvárásainak, főleg ha a szolgáltató garanciát vállal erre. Fontos szempont lehet az is, hogy az e-számla környezetbarát, hiszen papírt nem használunk hozzá.
Ha maradtak benned további kérdések a számlázás egyre kevésbé titokzatos világáról, tedd fel őket kommentben alább, vagy olvasd el a sorozat többi cikkét is!
A sorozat 1. része: Nem akarod a számláidat állandóan kézzel körmölni? Tudunk egy jó megoldást!
A sorozat 2. része: Így készíts „NAV-álló” számlát!
A sorozat 3. része: Így hozhatsz ki több pénzt vállalkozásodból! Mutatjuk a titkot!
