Számlaadás. Kellemes kötelezettsége ez minden vállalkozásnak, hiszen azt jelenti, hogy erőfeszítéseink eredményre vezetnek, van bevételünk, pénz áll a házhoz. Ám ez a kellemes kötelezettség sem mindig jelent örömet, hiszen a számla elkészítésekor több problémával is szembesülhetünk.
Alá kell írnom? A teljesítés és a kibocsátás dátuma lehet azonos? Kell SZJ számot írnom vagy nem? A megrendelő címénél lehet rövidíteni vagy sem? Ismerős kérdések? Az ember nem is gondolná, hogy egy egyszerű számla kibocsátásánál mennyi kérdés merülhet fel, melyek megválaszolása nem is egyszerű feladat. Főként, ha tekintetbe vesszük, hogy a vállalkozók döntő többsége nem rendelkezik azzal a tudással, amelyre a fenti kérdések megválaszolásához szükség van.
Mit tesz az egyszeri vállalkozó, ha gondja támad a számla kitöltésével? Felhívja a könyvelőjét és segítséget kér. A könyvelő pedig vagy tud választ adni vagy nem. Az sem feltétlenül jelent azonban megoldást, ha a saját könyvelőnk mond valamit, hiszen a számlát üzleti partnerünknek is be kell fogadnia. Ki ne járt volna úgy, hogy formai hibák miatt visszaküldték a számlát, amit aztán annak rendje és módja szerint le kellett sztornózni és újat kellett kiállítani helyette?
Ám az, hogy a mi könyvelőnk és üzleti partnerünk könyvelőjének álláspontja is megegyezik a számla formai követelményeiről, sajnos egyáltalán nem jelent semmit. Mert mi történik akkor, ha mondjuk egyik könyvelő sem értesült még a számlázást érintő jogszabályi változásokról. Ezekből viszont akad bőven! Közismert tény, hogy a magyar adórendszer nem tartozik a leginkább stabil és kiszámítható jogszabályok közé. Gyakorlatilag minden évben változik valami.
Nem lesz ez másként jövőre sem! Hogy csak egy példát mondjunk: 2016. január elsejétől kezdve szigorodnak a számlázó programokkal kapcsolatos elvárások. Minden számlázó szoftvernek képesnek kell lennie arra, hogy azon keresztül a NAV kérésére a számlakibocsátó vállalkozás meghatározott szempontok szerint, meghatározott formátumban le tudja kérni a számlák részletes adatait.
Azt, hogy egy számla megfelelő vagy éppen kifogásolható általában az adóhatóság dönti el. Márpedig, hogy pontosan mit vár el a NAV, azt nem egyszerű meghatározni. Nem csak a jogszabályokat kell ismerni, hanem az adóhatóság működési rendjét, ellenőrzési módszereit, iránymutatásait is. Ha ezen ismeretek híján hibázunk, akkor ezek a hiányosságok egy adóellenőrzéskor könnyen kibukhatnak. A hibákat pedig általában bírsággal szokta honorálni a NAV. A bírság pedig különösen bosszantó lehet akkor, ha egyszerű adminisztrációs hiba miatt sózzák ránk.
Nem árt tisztában lenni azzal is, hogyha a könyvelőnk valamit rosszul tud, vagy esetleg egyáltalán nem értesült egy minket érintő változásról, akkor a hibás számláért bizony nem őt, hanem az azt kibocsátó vállalkozást fogja felelősségre vonni az adóhatóság. Ebben az esetben hiába védekezünk azzal, hogy „de hát nekem a könyvelőm mondta, hogy így csináljam!” A bírságot bizony a vállalkozásnak be kell fizetnie.
Próbáld ki Magyarország piacvezető online számlázó rendszerét ingyen >>
De vajon mit lehet tenni azért, hogy a számláink rendben legyenek? Hogy azokba se a saját könyvelőnk, se az üzleti partnerünk, se az adóhatóság ne köthessen bele? A megoldás pofonegyszerű. A piacon számos ingyenes vagy minimális díjért igénybe vehető számlázó program létezik. Ezek fejlesztői, működtetői általában pontosan tudják, milyen követelményei vannak egy NAV-álló számlának.
A számlázó programok „gazdái” pontosan tisztában vannak azzal is, milyen jogszabályi változások érintik a számlákat. Az előírt változásokat értelemszerűen határidőre be is építik a programjaikba. Egy ilyen számlázó program tehát nem csak egyszerűbb és olcsóbb a használó számára, de a kézi számlatömbnél vagy egy saját fejlesztésű számlázó programnál jóval nagyobb biztonságot is nyújt egy NAV ellenőrzés során.
A sorozat 1. része: Nem akarod a számláidat állandóan kézzel körmölni? Tudunk egy jó megoldást!
Maradt benned kérdés? Véleményed van? Szívesen látjuk! Szólj hozzá írásunkhoz lentebb!
