Sokba kerülhet, ha külföldön nem körültekintően használjuk a bankkártyánkat – erre már egyre tudatosabban figyelünk. A céges bankkártyákra azonban ez a megállapítás kevéssé igaz, pedig egy vállalkozás általában jóval többet spórolhat egy kis odafigyeléssel, mint a magánemberek. Alább néhány olyan kérdést emeltünk ki, amelyek megválaszolásával könnyebbé és költséghatékonyabbá is tehetjük ezeknek a plasztikoknak a külföldi használatát.
Hirdetés
Hirdetés
Mire költhetünk a céges bankkártyával és mire nem?
Azzal jórészt tisztában vagyunk, hogy vállalkozói kártyával magán célra költeni nem érdemes (belföldön sem). Az ilyen kiadások – néhány a jogszabályban tételesen felsorolt esettől eltekintve – adókötelesek: személyi jövedelemadó és egészségügyi hozzájárulási adó is terheli azokat. S, mivel ezek a költések tételesen szerepelnek a számlakivonatokon, a vállalkozásunk kimutatásaiban is megjelennek. Ez egyben azt is jelenti, hogy számlát (bizonylatot) is kell mögéjük tenni.
A hazai elszámolásokhoz szükséges bizonylatok beszerzése Külföldön pedig sok esetben rendkívül nehézkes. Ha egy ellenőrzést követően nem akarunk az adótartozás és jelentős bírság megfizetéséről szóló felszólítást is kapni, tervezzük meg úgy a kiadásokat, hogy ott fizessünk külföldön a céges bankkártyával (természetesen a vállalkozás költségei között elszámolható kiadásokat), ahol a megfelelő bizonylatok beszerzése biztosítható (szálloda, autóbérlés, stb.).
Hol, milyen típusú bankkártyát fogadnak el?
Ha már az autókölcsönzői és a szállodai számla került szóba, a külföldi út tervezésekor nem elég a célország hivatalos fizetőeszközéről tájékozódni. Azt is meg kell nézni, hogy milyen bankkártyákat fogadnak el az adott térségben. Sőt, külön figyelni kell arra is, hogy a kiválasztott szállodában, esetlegesen az autókölcsönzőnél melyik plasztikkal lehet fizetni.
Aki azt gondolja, hogy nem érheti meglepetés, hiszen a hazai bankoknál igényelhető bankkártyákat jellemzően a világ két legnagyobb kártyatársasága, a Visa és a Mastercard bocsájtja ki, amelyek szinte mindenhol jelen vannak, téved. Érdemes tételesen, tervezett fizetési helyenként ellenőrizni, hogy mely kártyák szerepelnek az elfogadott fizetési lehetőségek között. (Az itthon használt kártyákról a Magyar Nemzeti Bank Pénzügyi Navigátor oldalán egy tömör összefoglaló is található egyéb hasznos általános tanáccsal is kiegészítve. Érdemes áttekinteni.)
Milyen díjakat számolnak fel a bankok a vállalkozói bankkártyánk külföldi használatakor?
Amennyiben megbizonyosodtunk arról, hogy a vállalkozásunk rendelkezésére álló bankkártyát gond nélkül tudjuk majd használni utunk során, érdemes alaposabban is átvizsgálni a plasztikhoz kapcsolódó szerződési feltételeket. A hazai bankok többségénél a bankkártyák felhasználhatóságban és a díjakban ugyan jellemzően nincs érdemi különbség a hazai és külföldi tranzakciók között. Amennyiben mégis van eltérés, az a hirdetményekből kiderül. Lapozzuk tehát át ezt alaposan, vagy érdeklődjünk banki kapcsolattartónknál. Ez segíthet az út költségeinek pontosabb becslésében is.
Milyen plusz kiadások lehetnek a bankkártyánk külföldi használata során?
A fentiek alapján jellemzően úgy kalkulálhatunk, hogy amennyiben fizetésre használjuk a vállalkozói bankkártyánkat, az után pont úgy nem számolnak majd fel díjat a bankok külföldön, ahogy itthon sem. Ez nem jelenti azonban azt, hogy nem érhetnek minket váratlan meglepetések. Az, hogy előzetes kalkulációinknak megfelelően alakulnak-e a költségek attól függ, hogy
- milyen pénznemben vezeti a számlánkat a bankunk (forintban, euróban, dollárban, stb.),
- milyen pénznemben fizetünk külföldön,
- milyen pénznemben számolja el a tranzakciót a bankkártya kibocsátója (jellemzően a Visa vagy a MasterCard)
Ha a pénznem mindhárom esetben azonos, akkor pontosan tudjuk kalkulálni a költségeket – annyi lesz, amennyi a kapott számlán szerepel. Például, ha van eurószámlánk, Németországba utazunk, és a céges bankkártya kibocsátója is euróban számol el, akkor biztosak lehetünk abban, hogy egy 1000 eurós szállodai költség 1000 eurós kiadásként jelenik majd meg a számlakivonaton.
Más a helyzet, ha forintban vezetett számlához kapcsolódó céges bankkártyát használunk, de például Londonban angol fontban fizetjük a szállodai számlát. Ilyen esetben első lépésben a fontot euróra váltják át a bankkártyánkat kibocsátó társaság árfolyamán, majd az eurót a saját bankunk váltja forintra, és ezzel az összeggel terheli majd meg a számlánkat.
A kártyatársaságok általában devizaközépárfolyamhoz nagyon közeli árfolyamot alkalmaznak, a bankok pedig jellemzően saját devizaeladási árfolyamot használnak. Ha ez így van, akkor nincs nagy veszteség az átváltásokon, hiszen ez az az eset, amikor minden szereplő a nála elérhető, számunkra legkedvezőbb árfolyamot érvényesíti az ügylet elszámolásakor.
Ebben az esetben egy-két százalékkal lesz csupán nagyobb a fontban fizetett szállodai számla a középárfolyamokon számított értékeknél. Az az idő ugyanis már jórészt mögöttünk van, amikor egy-egy külföldi utat követően elképedve vettük tudomásul mekkora összegeket vont le a bank az átváltások miatt. Lehetnek azonban eltérések – utazás előtt célszerű erről megbizonyosodni.
Érdemes forintban fizetni külföldön?
Ha már a különböző devizák közötti váltás szóba kerül, érdemes felhívni a figyelmet egy viszonylag új lehetőségre, a dinamikus valutaváltásra (Dynamic Currency Conversion – DCC). Amikor külföldön kártyával fizetünk sok terminál már felismeri, hogy milyen számlához kapcsolódik a kártya, és felkínálja a saját pénznemben (egy hazai, forint számlánál a forintban) történő fizetést.
Előfordul, hogy kiírják ugyan, hogy milyen árfolyamon történik a váltás, de ez nem a számunkra megszokott módon lesz olvasható (azt látjuk például a kijelzőn, hogy 1 forint 0,0025 euró, és nem azt, hogy egy euró 400 forint). Annyi idő alatt, amennyi egy kártyás fizetés során általában rendelkezésre áll, nehéz dönteni arról, hogy megéri-e ezen az árfolyamon forintban fizetni.
Marad tehát a feltételezés, hogy az az árfolyam, amit egy külföldi étteremben vagy autókölcsönzőnél alkalmaznak szinte biztos, hogy jóval kedvezőtlenebb lesz, mint az, amin kártyatársaság és saját magyar bankunk alkalmaz. Elegendő információ hiányában érdemes minden esetben helyi pénznemben fizetni.
Milyen szabályok vonatkoznak az üzemanyagkártyára?
Aki céges autóval közlekedik, jellemzően üzemanyagkártyája is van. Ezeknek a plasztikok – bár szinte pontosan úgy használjuk azokat mint a bankkártyákat – nem bankkártyák. Arról, hogy a kártya mely térségekben, milyen töltőállomásokon használható, a vállalati jármű flottakezelőjétől kell tájékoztatást kérni.
Hogyan lehet készülni a devizaárfolyamok jelentős változásaira?
Vállalkozásunk pénzügyi helyzetének kiszámíthatósága az egyik legfontosabb feltétele a kiegyensúlyozott működésnek. Ennek része egyebek mellett az is, hogy pontosan kalkulálható legyen egy-egy üzleti döntés megvalósításának költsége – például az, hogy mennyibe kerül majd egy külföldi üzleti út. Az utazásokhoz kapcsolódó kiadások közül számos tétel (repülőjegy, szálloda) árának változására nincs ráhatása cégünknek. A hektikusan ingadozó devizaárfolyamok ellen azonban lehet védekezni.
Azok a cégek, amelyek rendszeresen utaznak külföldre, jellemzően rendelkeznek devizabevétellel, így jó esetben van nem forintban vezetett számlájuk. A Bankmonitor szakértői mégis sok esetben találkoznak azzal, hogy a cég bankkártyával rendelkező munkavállalói, illetve a cégvezető tulajdonos is a forintban vezetett számlához tartozó kártyáját használja külföldön is. Pedig jóval kiszámíthatóbb, sőt, adott esetben költséghatékonyabb is lenne, ha a külföldi költéseket a devizaszámlához kapcsolódó kártyával fizetnék. Ez azonban rendre elmarad, jellemzően azzal az indokkal, hogy túl bonyolult az ügyintézés, nincs idő ezzel foglalkozni. Érdemes kiszámítani, hogy ez milyen többletkiadásokkal jár, és adott esetben változtatni ezen a gyakorlaton.
